الواصفات : هي مجموعة الصفات الخاصة بالوثيقة، و يمكن اضافة الواصفات حسب طلب المستخدم و حاجته لهذه الواصفات والمعلومات التي نريد أرشفتها،والواصفات مثل " تاريخ الميلاد , العمر , العنوان , …. الخ "

ولنفرض مثالا عن مستشفى يريد أرشفة بيانات موظفيه على سبيل المثال .

أول ما نقوم به هو تعريف الواصفات المشتركة والغير مشتركة لكل أنواع الوثائق , و الوثائق ممكن أن تكون عبارة عن " المعلومات الشخصية , معلومات التعليم , بيانات الوظيفة , بيانات التواصل …. الخ "

و كتعريف سريع للوثيقة هي : الورقة أو المصنف الذي يحتوي على المعلومات (الواصفات ) المراد أرشفتها. ولإضافة الواصفات قم بالذهاب إلى قائمة الأرشفة – بطاقات – بطاقة واصفات الأرشفة -اضغط على زر جديد لإضافة واصفة وفي حقل الاسم اكتب اسم الواصفة المراد إضافتها

تحتوي شاشة بطاقة الواصفات على عدة حقول وهي

النوع: يجب تحديد النوع للواصفة ويوجد عدة أنواع وهي :

1. نص : لتكون محتويات الواصفة عبارة عن نص يحتوي على أحرف وأرقام و رموز
2. منطقي : وهي لا تحتمل إلا أحد الخيارين " نعم أو لا "
3. رقم : لتكون محتويات الواصفة عبارة عن رقم فقط
4. تاريخ : تكون محتويات الواصفة تاريخ
5. وقت : محتويات الواصفة وقت
6. هاتف: المعلومة هي رقم هاتف
7. بريد الكتروني : لتسجيل بريد الكتروني
8. لائحة : هي اختيار من عدة خيارات مخصصة قد حددت مسبقا

القيمة الافتراضية:هي محتويات نريدها أن تظهر بشكل دائم فور إضافة هذه الواصفة إما للإضافة عليها أو لتعديلها إن كانت تستخدم بكثرة .

الحجم : لتحديد حجم النص أو الأرقام الموجودة داخل هذه الواصفة مثل بطاقة الهوية التي تتألف من 10 أرقام مثلا ونريد تحديد الحجم بـ 10 فقط

الترتيب : ترتيب الواصفة بين باقي الواصفات

تلزم قيمة : لا يتم تخزين الواصفة إن لم يتم إدخال قيمة لها.

عدم تكرار القيمة : لـ منع تكرار نفس قيمة لهذه الواصفة في قاعدة البيانات و تستخدم عادةً مع رقم بطاقة الهوية على سبيل المثال.