الخدمات تعتمد على المعرفة المحاسبية فهي في النهاية تقوم بتوليد سندات قيد بالعمليات المالية، لذلك لا بد من توفر بنية محاسبية ولو بسيطة حتى تستطيع البدء بالعمل بالخدمات.

لذلك يفضل ان نقوم بإنشاء البيانات باستخدام النموذج المبسط.

يمكن مراجعة أول خطوة للاستخدام لانشاء البيانات و لكن عليك ان تختار "نموذج مبسط" من اجل مثالنا.

بعد انشاء البيانات على النموذج المبسط ستكون أمام بيانات غير جاهزة للعمل المحاسبي بعد، لان البرنامج يعتمد فكرة توصيف المستندات و الفعاليات التي تريد العمل بها بدلا من طرحها كلها

امامك، لذلك اول ما علينا فعله هو توصيف عملنا على الورق لنعرف ما نحن بحاجة اليه في البرنامج.

إذاً علينا تحديد الواصفات الخاصة بها، من القائمة "الخدمات" → "واصفات الخدمات"

اذا اخترنا مثال عملية "صيانة" كتقديم خدمة للآخرين لتحصير ايرادات، و هي جزء من عقود الصيانة، فان هذه الخدمة بالرغم من بساطتها إلا لنها تحتاج إلى توصيف.

اولا ماهي الواصفات التي نحتاجها للخدمة:

• تاريخ البدء (تاريخ بدء عملية الصيانة)
• تاريخ العقد (تاريخ توقيع العقد)
• السعر (سعر اليوم الواحد مثلا)
• عدد الأيام (عدد الأيام لتنفيذ العملية)

الآن بعد ادخال واصفات الخدمة، لنقوم بتعريف الخدمة و واصفاتها من القوائم "الخدمات" → "بطاقات" → "بطاقة خدمة"

عند الاسم سمها ما شئت، و حسب مثالنا مجرد تسمية "صيانة" كافية.

في عمود الواصفات انتق الواصفات المناسبة للخدمة، و سنختار الواصفات التي اضفناها في المثال أعلاه.

الجزء الاصعب هو تطبيق المعادلة التي سينتج عنها قيمة الخدمة، هنا الخدمة بسيطة جدا، قيمة الخدمة هو (عدد الأيام × السعر)، اضغط على زر "…" جانب حقل "معادلة" المجموع، و ابدأ باضافة

العناصر المؤثرة على المعادلةو هي: (نقر مزدوج) عدد الأيام، ثم أضف ايضا "السعر" ولكن انتبه إلى الاشارة إلى جانب "السعر" ان تكون عملية ضرب و ليس الجمع، فقط قم بتحديد "السعر" و اضغط زر عملية الضرب.

لا تستعجل الامور، فالمعادلة هنا سوف نستفيد منها في فاتورة الخدمة، اي عند تقديم الخدمة للعميل.

المرحلة التالية عليك نوع هذه الخدمة هل هي ايرادات ام مصاريف، اخترها من "نوع الخدمة" في الشاشة ثم عليك تحديد الحساب الذي سيتولد عليه سند القيد "حساب الخدمة" و غالبا

ستجد حسابا جاهزا لديك بما انك أنشأت بياناتك من النموذج البسيط الجاهز، سنختار حساب "إيرادات خدمية".

الآن الشكل النهائي للخدمة كالتالي

حتى تستطيع استخدام الخدمات، عليك استخدامها في فاتورة الخدمة و هي مستند من مستندات البرامج التي يجب اضافتها (لمرة

واحدة) قبل استعمالها، انظر في اضافة مستند و اضف "فاتورة خدمة" ستجده تحت تصنيف خدمات باسم خدمات ، قم بتسميتها "تقديم خدمة".

ستجد هذه الفاتورة ظهرت ضمن القوائم فوق تحت القائمة "خدمات"

افتح الفاتورة، و التي سميناها "تقديم خدمة"، ادخل البيانات، اسم الحساب "محمد"، الخدمة وهي حسب مثالنا "صيانة"، انتقل إلى عمود الواصفات لادخال قيمها، هنا اهم قيمتين "عدد الايام" و "

السعر"، سنقوم بادخال 5 ايام، و بسعر 200 لليوم الواحد، لاحظ، المجموع النهائي للفاتورة هو "1000" يعني ناتج ضرب الايام بالسعر حسب المعادلة التي وضعناها في بطاقة الخدمة اعلاه.

بعد تخزين الفاتورة، انقر زر "السند" لنرى ناتج العملية المحاسبية على شكل سند قيد، انظر الصورة.

ترك لك البرنامج مجال للابداع في طريقة احتساب القيمة النهائية، قد لا تكتفي بأن يكون لديك فقط عدد الأيام بل قيم أخرى، جرب ان تقوم بنفسك، باضافة "عدد العمال" مثلا على نفس الخدمة أو

خدمة اخرى.

هي عدد مرات تقديم الخدمة نفسها مما يضاعف عدد المجموع النهائي بحسب الكمية، و حسب مثال الصيانة سيكون عدد الاجهزة التي تم صيانتها.

احيانا عند تقديم الخدمة للآخرين، من الطبيعي لهذه الخدمة ان يكون لها مصاريف مباشرة، كلمة من الطبيعي يعني انه كل مرة يتم تقديم الخدمة سيتم صرف هذه المصاريف مباشرة.

في حالة مثالنا الصيانة اعلاه هنالك مصروف مباشر، لاننا (حسب المثال) سنفترض اننا سنقوم بارسال الجهاز إلى طرف خارجي او بالتعاقد مع شركة اخرى ليقوم بعمل الصيانة و ما أنا إلا وسيط هنا

مثلا.

لنفرض اننه لدينا مصروف 100 قطعة نقدية لكل عملية صيانة، اي لكل مرة يتم تقديم الخدمة و ليس مرتبطا حسب المثال بعدد الايام، بل سيتأثر بالكمية.

يعني سنقوم بتقديم خدمة للعميل "محمد" بسعر 200 مرتين (صيانة مرتين) مثلا صيانة جهازين كومبيوتر أو سيارتين، و لكل عملية صيانة لدينا مصروف مباشر بقيمة 100.

افتح فاتورة "تقديم خدمة"، ثم ادخل اسم العميل و اسم الخدمة في الحقول المناسبة لها، في حقل الواصفات أدخل القيم التي تريدها مثل عدد الايام 1 و القيمة 200 الآن في حقل الكمية ضع رقم 2 ليكون قد قدمنا الخدمة مرتين للعميل هنا سيتضاعف المجموع النهائي لدينا و يصبح 400

لكن، لدينا المصاريف التي يجب اضافتها، و لنفرض اننا سنرسل الجهاز التي يتطلب الصيانة بواسطة سيارة.

هنا لدينا تكلفتين مباشرتين، اجرة السيارة مثلا 50 قطعة نقدية، و تكلفة الصيانة لدى الجهة الخارجية "مركز الصيانة" و لنفرض انه 100 قطعة نقدية لكل جهاز.

لاحظ، اننا قلنا لكل جهازين! ، كيف سنقوم بتخزين البيانات، التكلفة المباشرة اجرة السيارة ستكون واحدة للعملية كلها، اما الصيانة الخارجية فستكون لكل قطعة.

اذاً ادخل حساب "اجرة السيارة" في جدول الإيرادات و المصاريف" ثم في القيمة مبلغ 50 قطعة نقدية في السطر الثاني حساب "مركز الصيانة"

لاحظ الفرق بين مصروف الصيانة الخارجية تضاعف بناءا على الكمية المدرجة و هي 2 في مثالنا اعلاه، بينما بقي مصروف النقل على حاله.

أما النسبة فهي نسبة مئوية من إجمالي قيمة الخدمة و بالتالي سيكون مضاعفا حسب الكمية بطبيعة الحال.

في حال دفع المصروف بشكل مباشر من الصندوق مباشرة مثلا، يمكن استعمال عمود المقابل/المستفيد ووضع حساب الصندوق فيه هليتولد سند القيد المناسب بالمصروف و تخريجه من الحساب المناسب له بدلا من ان يكون الحساب المقابل هو العميل.

يمكنك بنفسك وضع تمارين اضافية عن المصاريف و التوسع بها.

و الآن ماذا عن الايرادات المباشرة، لنفرض انك اضطررت لعمل صيانة خاصة، صيانة جهاز و لكن تضمن ذلك صيانة شاشة، فحتى لا تقوم بعمل فاتورة ثانية يمكنك بسهول اضافتها مباشرة على بنود المصاريف و الايرادات تحت.