ويكي الحلول المبتكرة - CS ERP Wiki

يمكنكم عن طريق إستخدام برنامج محاسبة الرواتب والأجور CS-ERP تبسيط مسألة إحتساب الرواتب من الدوام إلى السلف والعقوبات والمكافآت إلخ …. من العمليات الحسابية التي لا تنتهي والتي لها دور في إحتساب الراتب النهائي للموظف أو العامل في المنشأة.

برنامج الرواتب هو عبارة عن برنامج متكامل لإدارة الرواتب محاسبيا لأنه مرتبط ضمن برنامج المحاسبة.

لبدء العمل بإستخدام البرنامج سنذكر شرح مبسط لآلية عمل البرنامج.

1. بند فى قائمة مرتبةتسجيل الملحقات التي يتم استخدامها في نظام الرواتب الخاص بكل منشأة من عقوبات ومكافآت وضرائب وتأمينات اجتماعية وبدلات ….. بغض النظر عن كونها دورية (تحتسب على الراتب بشكل دوري) أو طارئة (يتم تسجيلها عند الحاجة لها).

1. إضافة طرق الاحتساب حسب طبيعة إحتساب الراتب لكل موظف أو مجموعة موظفين.
2. إضافة الموظفين وربطهم بطريقة الاحتساب المحددة.
3. إضافة الملحقات الطارئة إن وجدت خلال فترة احتساب الراتب.
4. إضافة السلف إن وجدت.
5. إحتساب الراتب عند إستحقاقه ليتم إدراجه بحساب الموظف.
6. تسديد الراتب دفعة واحدة أو على دفعات.

هناك عدة أنواع للبطاقة في برنامج الرواتب وسنشرحها حسب الترتيب في القائمة :

المحلقات تشمل كل التغيرات التي تطرأ على الرواتب من أنواع المكافأت والعقوبات والغياب بعضها يؤثر على إحتساب الراتب وبعضها أرشيفي و بمثابة ملاحظة أو تنبيه لتبقى في ملف الموظف.

/رواتب → بطاقات → أنواع الملحقات/

نضغط زر جديد ونكتب في حقل الأسم نوع الملحق مثلاً العقوبات, إما في حقل الحركة فالمقصود تحديد الحركة الحسابية لنوع الملحق المحدد وللحركة ثلاثة أنواع:

إقتطاع: يتم خصمه من الراتب مثال (عقوبة).

إضافة: يتم إضافتها إلي الراتب مثال (مكافأة).

غير محدد: هنا لا يتم أي إضافة أو اقتطاع على الراتب وإنما فقط تنبيه أو ملاحظة في ملف الموظف.

ثم نضغط تخزين وبذلك يكون تم إدخال نوع ملحقات.

/ رواتب-بطاقات- ملحقات/

نضغط زر جديد ونقوم بتعبئة الحقول حسب الغاية من كل ملحق

الاسم: اسم الملحق مثلا (عقوبة غياب).

النوع: هنا نحدد نوع الملحق الذي يتبع له هذا الملحق وفي مثالنا (العقوبات).

حساب الحركة: الحساب الذي سيتوازن معه سند القيد في هذا الملحق في مثالنا (ح/العقوبات).

عند تفعيل خيار تسجيل يدوي يجب على المستخدم إدخال الملحق عند الحاجة من خلال مستند تسجيل الملحقات أما في حال عدم تفعيل خيار تسجيل يدوي سيتم إضافة الملحق بشكل دوري عند كل احتساب للراتب.

في حقل المعادلة يتم تحديد طريقة وضع قيمة الملحق بشكل معادلة مثال (قيمة ساعة الغياب تحسب على أساس أجر ساعتين عندها نضع في خلية المعادلة ساعة الدوام مضروبة ب2 )

بعد الانتهاء من إدخال البيانات نضغط تخزين وهكذا نقوم بتعريف المحلقات واحد تلو الأخر.

/رواتب»بطاقات»طرق احتساب/

هنا نقوم بإدخال البطاقة لكل طريقة احتساب للرواتب (شهري -اسبوعي-يومي-ساعة) وذلك حسب النظام المتبع في المؤسسة أو المنشأة

نضغط زر جديد ونبدأ بملء الحقول كالتالي:

الاسم:اسم طريقة الاحتساب

الأيام:مقصود عدد أيام الدوام الفعلي (شهري 30 يوم -أسبوعي 7 أيام)

ساعات العمل باليوم: عدد ساعات الدوام الفعلي في اليوم

الإجارات المستحقة:وهي الإجازات الإدارية المسموحة

التقريب: تقريب الراتب عند الاحتساب لأقرب عدد صحيح لإهمال الفواصل.

مدة الاحتساب: المدة الفاصلة بين كل احتساب (7 أيام أو 15 يوم) (وفي حال احتساب الشهري نفعل خيار احتساب شهري فقط).

الملحقات: لاختيار الملحقات الدورية التي ستضاف أو تخصم آليا لطريقة الاحتساب المحددة.

ملاحظة: (عند وجود أي اختلاف بطريقة احتساب راتب أي موظف عن الآخر يجب إنشاء طريقة احتساب خاصة بهذا الموظف)

/رواتب-بطاقات -واصفات الموظفين/

في هذه البطاقة نقوم بإدخال بطاقات للواصفات حسب البيانات المراد إدخالها للموظفين كالوضع العلمي أو العائلي رقم هوية الخ…

/رواتب-بطاقات-بطاقة موظف/

هنا نقوم بتعريف موظفين أو العمال في المنشأة.

نقوم بضغط زر جديد ثم نقوم بإدخال اسم الموظف

الدفتر: نقوم بتحديد الحساب الذي ستندرج تحته أسماء الموظفين في شجرة الحسابات (الموظفين والعمال).

الرمز:نتركه فارغ وسيأخذ رمز تلقائيا أو نقوم بوضع رمز يدوي ليبدأ به ومن ثم سيصبح الترميز تلقائي.

طريقة الاحتساب: نقوم بتحديد طريقة الاحتساب التي قمنا بتعريفها سابقا والتي يتبع لها كل موظف.

الراتب الأساسي: الراتب المقطوع أو أساس الراتب, الذي سيتم إضافة أو اقتطاع المحلقات عليه.

تاريخ التعيين: تاريخ بدء احتساب الراتب

تاريخ الترك العمل: تاريخ الاستقالة

بعدها نضغط زر تخزين ومن ثم جديد لإضافة موظف آخر وهكذا

وبذلك نكون قد انتهينا من تعريف البطاقات على البرنامج .

لبدء إدخال الملحقات يجب أن نقوم بتخصيص مستندات لأنواع الملحقات والسلف واحتساب الراتب حيث لم يتم إنشاؤها آليا بالبرنامج من أجل مرونة الاستخدام وترك المجال مفتوح لإنشاء عدد لا محدد من المستندات حسب طبيعة كل منشأة وحجمها, وفيما يلي شرح لطريقة تخصيص كل مستند…

من قائمة /ملف- أدوات – المستندات – جديد – رواتب – تسجيل ملحقات /

نقوم بعدها بتعبئة الحقول كالتالي:

الاسم: نضع اسم الملحق مثلا(فرض عقوبة).

الرقم: يمكن وضعه بشكل يدوي ويمكن تركه فارغ ليأخذ رقم بشكل تلقائي.

النوع: هنا النوع الذي تتبع له من أنواع الوثائق في حال استخدام رخصة سير العمل.

النوع: (في تبويب المتغيرات) لتحديد نوع المحلق حسب الأنواع التي تم إضافتها في بطاقة الأنواع الملحقات.

بعد الانتهاء من وضع كافة المعلومات المطلوبة نقوم بالضغط على زر موافق.

ونستمر بتكرار هذه العملية لإضافة مستندات جديدة لتسجيل بقية أنواع الملحقات.

/ ملف- أدوات – المستندات – جديد – رواتب – سلف /

الاسم: نختار الاسم المناسب مثلا (تسجيل سلف موظفين).

الرقم: يمكن وضعه بشكل يدوي ويمكن تركه فارغ ليأخذ رقم بشكل تلقائي.

النوع: هنا النوع الذي تتبع له من أنواع الوثائق في حال استخدام رخصة سير العمل.

حـ وسيط: أي الحساب الذي سيكون وسيطا بين حساب الموظف وحساب النقدية، مثلا: (ح/ سلف الموظفين)

حـ النقدية: (الصندوق – البنك) الذي سيتم خصم السلفة منه.

بعد الانتهاء من أدخال المعلومات نضغط زر موافق

/ ملف- أدوات – المستندات – جديد – رواتب – احتساب الرواتب /

الاسم: نختار الاسم المناسب مثلا (احتساب رواتب).

الرقم: يمكن وضعه بشكل يدوي ويمكن تركه فارغ ليأخذ رقم بشكل تلقائي.

النوع: هنا النوع الذي تتبع له من أنواع الوثائق في حال استخدام رخصة سير العمل.

بعد الانتهاء من إدخال المعلومات نضغط زر موافق

بذلك نكون قد انتهينا من تخصيص المستندات الضرورية للبدء باستخدام البرنامج٫

وسنبدأ الآن بعمليات الإدخال من اجل احتساب الرواتب.

إن طريقة إدخال الملحق واحدة لكافة الملحقات لذلك سنقوم بشرح طريقة إدخال أحد الملحقات وتعميمها على بقية الملحقات وسنأخذ مثال فرض عقوبة:

/رواتب – إدخالات – فرض عقوبة -جديد/

نقوم بملء الحقول كالتالي:

الموظف: إسم الموظف الذي فرضت بإسمه العقوبة.

المحلق: أي العقوبة التي فرضت بالموظف.

القيمة: هنا تظهر القيمة تلقائيا في حال أستخدمنا حقل المعادلة في بطاقة المحلقات.

مضاعفة: عامل مضاعفة قيمة العقوبة مثلاً ( موظف لديه غياب خمسة أيام نفرض فيه عقوبة غياب يوم وفي حقل المضاعفة نضع رقم خمسة).

القيمة المستحقة: هنا لإضافة القيمة بشكل يدوي.

ملاحظات: حقل الشرح عن هذه العقوبة ويمكننا فيما بعد إستخدامها للبحث عنها في التقارير.

بعد الإنتهاء من الإدخال نضغط زر تخزين وبذلك تم إدخال العقوبة

هذه الطريقة هي نفسها لإدخال جميع الملحقات حسب المستندات التي قمنا بتخصيصها.

/ الرواتب – إدخالات – سلفة موظف- جديد /

نضع إسم الموظف وقيمة السلفة المطلوبة ثم نضغط على خيار توزيع الدفعات

نقوم بتعبئة الحقول كالتالي:

القيمة: يأخذها القيمة التي أدخلناها سابقاً بشكل تلقائي.

كل: الرقم هنا مرتبط بالحقل المجاور وفق الخيارات المتاحة ( شهر -سنة -يوم -أسبوع -ربعي)

وذلك حسب طريقة اقتطاع السلفة الموافق عليها للموظف مثلا ( كل 1 شهر -كل 5 يوم وهكذا )

وبناءاً عليها سوف يتم توزيع الدفعات

أول دفعة: الدفعة الأولى أو مقدم السلفة.

تاريخ أول دفعة: أي تاريخ البدء بتسديد الدفعات.

قيمة الدفعة:المبلغ الذي سيتم أِقتطاعه في كل دفعة.

عدد الدفعات: عدد مرات الأقتطاع.

ملاحظة (يجب تحديد أحد الحقلين إما عدد الدفعات أو قيمة الدفعة وبناءاً عليه سيتم تحديد تاريخ الدفعات وقيمتها مثلاً موظف قام بسحب سلفة مبلغ 200 وسيقوم بتسديد الدفعات شهرياً هنا إما أن نحدد قيمة كل دفعة ولتكن مثلا 25 والبرنامج بشكل تلقائي بتحديد عدد الدفعات وتاريخ إستحقاقها

أو نحدد عدد الدفعات والبرنامج بشكل تلقائي سيقوم بتحديد مبلغ الدفعة وتاريخها)

تاريخ البدء: تاريخ إستحقاق الدفعة الأولى.

التقريب: التقريب لأقرب رقم صحيح.

ثم نضغط موافق و تظهر لدينا تاريخ الدفعات وقيمتها في النافذة الرئيسية كما في الصورة

نضغط زر تخزين وبذلك تكون قد تم إدخال سلفة إلي حساب الموظف والتي سيتم إقتطاعها بشكل تلقائي منه حسب الدفعات المدخلة

/ الرواتب – إدخالات – إحتساب رواتب- جديد /

نقوم بتحديد تاريخ الإحتساب ثم نضغط على خيار إحتساب ليتم إحتساب الرواتب والنتيجة كما في الصورة

كما هو واضح في الصورة كيف تم إحتساب رواتب الموظفين وتم إقتطاع العقوبات وإضافة المكافأة وظهر لدينا الراتب المستحق لكل موظف.

ملاحظة قبل إحتساب الرواتب لأول مرة فقط يجب علينا تحديد تاريخ البدء بإحتساب الرواتب وذلك من / ملف – أدوات – خيارات – رواتب / نضع التاريخ ثم نضغط موافق.

بعد أن قمنا بإحتساب الرواتب بقي لدينا خطوة واحدة وهي تسديد الرواتب.

وتسديد الرواتب يتم بطريقة سهلة وبسيطة من خلال تخصيص مستند خاص (أختياري) لتسديد الرواتب أو من خلال أي مستند أو سند قيد يتم موازنة حساب الموظف من خلاله.

ولإنشاء مستند لتسديد الرواتب من /ملف – أدوات- المستندات – جديد – محاسبة – مستند تسديد ذمم/

نقوم بتعبئة الحقول كالتالي:

الأسم: يمكن وضع تسديد رواتب أو أي أسم تختاره بنفسك.

الرقم: يمكن وضعه بشكل يدوي ويمكن تركه فارغ ليأخذ رقم بشكل تلقائي.

النوع: هنا النوع الذي تتبع له من أنواع الوثائق في حال إستخدام رخصة سير العمل. حـ الموازنة: حساب الصندوق أو البنك الذي ستتم التسديد من خلاله. الدفتر: هنا يتم تحديد الدفتر الذي تندرج تحته أسماء الموظفين والعمال ليظهر أسماء الموظفين فقط عند التسديد. إظهار**: نضع خيار فقط الدائنة لتسديد رواتب الموظفين المستحقة بعد خصم السلف المستحقة تلقائيا.

ثم نضغط موافق وبذلك ينتج لدينا سند خاص لتسديد رواتب نجده في القائمة / محاسبة – سندات القيد -تسديد رواتب- /

عندما نقوم بالضغط على زر جديد وبشكل تلقائي سوف يظهر حسابات الموظفين الذين تم إحتساب رواتبهم ولم تقبض بعد وذلك بعد خصم المستحقات عليهم من سلف وغيرها…

نقوم بتحديد الموظفين الذين نريد تسديد رواتبهم وثم تخزين وبذلك تمت عملية تسديد الراتب على البرنامج وتوليد سند القيد تلقائيا.