جدول المحتويات
البداية: الأرشفة
بعد انشاء البيانات أول مرة ستكون أمام بيانات فارغة لا يمكن العمل عليها، لان البرنامج يعتمد فكرة توصيف المستندات و الفعاليات التي تريد العمل بها بدلا من طرحها كلها امامك.
لذلك إذا لم تقم بهذه الخطوة، فعليك انشاء مستند "الأرشيف" و المقصود بالمستند الشاشة التي سيتم ادخال فيها البيانات و التي يجب تعريفها اولا و لمرة واحدة فقط.
من ملف → ادوات → المستندات
من زر جديد اختر "الأرشفة" لتظهر شاشة تعريف مستند الارشفة (الأرشيف)، لا تقم بشيء حاليا سوى كتابة الاسم و غالبا نختار لاول مرة "ارشيف عام" يمكنك اختيار اي تسمية او تعديلها فيما بعد.
بمجرد الانتهاء من تعريف الشاشة سيكون لدينا شاشة المستعرض للارشفة (او نسميها الارشيف) ضمن القوائم تحت قائمة الأرشفة → الارشيف العام.
الوثيقة
الفكرة الاساسية هي الاحتفاظ بالملف داخل قاعدة البيانات و عند رفع الملف للبرنامج يقوم البرنامج بتغليفة بحافظة خاصة لكي يتم تدوين المعلومات عليه، شي يشبه الكيس الكرتوني او النايلون عند شراءك كتاب او المغلف الورقي الذي تحتفظ به باوراقك الخاصة، هذا الغلاف او الحافظة سميت الوثيقة.
المحتوى
الوثيقة اذاً هي غلاف للملف و الملف هو محتوى للوثيقة و لكن تم تطوير هذا المفهوم بحيث ان الوثيقة الواحدة قد تحوي اكثر من ملف كمحتويات، لاغراض عدة مثلا ان الملف عبارة عن صورة لعقد شراء عقار ما و لكن هذه الصورة لوجهي الورقة يعني تم سحب الوجهين كل على حدى فاصبح لدينا ملفين لورقة واحدة، يعني وثيقة عقد شراء العقار تحوي ملفين كمحتويات او كـمرفقات للوثيقة.
المرفقات
هي تسمية اخرى للمحتويات لا اكثر و جرى تسميتها كذلك لانه ايضا يمكنك عمل وثيقة بدون محتويات، اي لا داعي لرفع ملف للبرنامج لكي يكون لديك وثيقة، ايضا اصبح لدينا نوع جديد من المحتويات هو وثائق اخرى من وثائق الارشفة او مستندات من مستندات البرنامج نفسه (فاتورة مبيعات مثلا).
الشجرة
بما ان الوثيقة اصبح بالامكان وضع وثائق فرعية اخرى فيها اذا اصبح لدينا بنية هرمية مفيدة لتصنيف الوثائق ضمن بعضها و ترتيبها بما يخدم اغراض العمل التجاري او الفني.
يختلف المجلد الوثيقة عن المجلد على جهازك الحاسب، هنا المجلد عبارة عن وثيقة هو ايضا مثله مثل اي وثيقة اخرى، مع امكانية وضع وثائق اخرى به و ايضا تبعية الوثيقة نفسها إلى اكثر من وثيقة أب .
الآن لنفتح الأرشيف (المستعرض)
