جدول المحتويات
الواصفات
discriptors هي مجموعة صفات الخاصة بالوثيقة، كما تعرف هنالك صفات عامة مثل الاسم و النوع، و لكن ماذا لو اردت اضافة صفات انت بنفسك تحددها، بدلا من ان يقدم لك البرنامج صفات و خصائص انت لا ترغب بها، اعتمد عليك بتحديدها بنفسك، و هي تتطلب فقط اول مرة
تعريف الواصفات
الواصفة او الخاصية كتسمية مرادفة، هي قيمة ما، مثل "قيمة العقد" أو "تاريخ الشحن" أو "اسم المرسل" و "شركة الشحن" إلخ.
هنا نستعمل كمثال العقود لتاجر من التجار، و حتى نفهم آلية العمل بالواصفات سوف نفترض مثالا بسيطا.
فلو كان عندنا نوعين من العقود، الأول عقود شراء عقارات، و عقود استيراد، فالواصفات (الصفات) بين النوعين مختلفة، و لكن هنال ايضا واصفات مشتركة بينهما لذلك سنتبع اسلوب خاص بالتعريف.
- اولا نقوم بتعريف الواصفات كلها المشتركة و الغير مشتركة بين كل انواع الوثائق
- ثم نقوم بتعريف مجموعات لكل نوع من الانواع مثلا مجموعة واصفات "عقود العقارات" و مجموعة "عقود الاستيراد"
- اخيرا نقوم بتعريف نوعين من انواع الوثائق "عقود العقارات" و نوع "عقود الاستيراد" و لنضيف نوع ثاث هو "عقود الاستيراد بالقطع" (أي بالقطع الاجنبي) اضفناها لنفهم تمييز انواع الوثائق عن المجموعات.
لنبدأ العمل اولا
لنضع واصفات عقود العقارات
- المساحة
- البائع
- تاريخ الشراء
- القيمة
لنضع واصفات عقود الاستيراد
- المنشأ
- البائع
- تاريخ الشراء
- القيمة
- شركة الشحن
لاحظ لدينا واصفات مشتركة، فلنجمعهم كلهم معا
- المساحة
- المنشأ
- البائع
- تاريخ الشراء
- القيمة
- شركة الشحن
و نقوم باضافتهم في شاشة الواصفات من القائمة في البرنامج: أرشفة → بطاقات → بطاقة واصفة الأرشفة
اهم نقطة هنا أننا يجب كتابة اسم الواصفة و نوع الواصفة (رقم أم تاريخ ام نص أو منطقي او لائحة)، منطقي يعني تحتمل احد الخيارين "نعم ام لا" أم اللائحة فهي اختيار من عدة خيارات مخصصة سنتطرق اليها فيما بعد.
سوف نضيف واصفة اليهم لتجريب النوع المنطقي وهي واصفة "تم العقد"
- المساحة (رقم)
- المنشأ (نص)
- البائع (نص)
- تاريخ الشراء (تاريخ)
- القيمة (رقم)
- شركة الشحن (نص)
- تم العقد (منطقي)
قمت بإضافتهم، العملية سهلة راجع البطاقات للمساعدة.
الآن اصبحت لدينا جميع الواصفات المحتملة لدينا قد تم تعريفها.
مجموعات الواصفات
افتح "مجموعات واصفات الارشفة" (لن نضع صورة هنا لأنك ستعرف اين) من القائمة: أرشفة → بطاقات → مجموعات واصفات الارشفة.
قم بتعريف مجموعتين، الاولى "عقود العقارات" و الثانية "عقود الاستيراد" و قم بتحديد الواصفات المناسبة لكل منهما.
الأنواع
الآن اصبحت الانواع جاهزة للتعريف، و بكل بساطة، من القائمة: أرشفة → بطاقات → انواع الوثائق
قم بتعريف ثلاثة انواع
- عقود العقارات
- عقود الاستيراد
- عقود الاستيراد بالقطع
إن "عقود الاستيراد" و "عقود الاستيراد بالقطع" كلاهما متشابهان بالواصفات، كلاهما سيأخذ نفس المجموعة و هي مجموعة الواصفات "عقود الاستيراد"، هنا لاحظت فائدة مجموعات الواصفات.
لاحظ الصورة، ولاحظ انني قمت باضافة انواع الملفات هنا نوعين jpg و png هذا يساعدنا عند استيراد كمية من الملفات الموجودة مسبقا من مسار محدد، يمكنك تجاهل هذا حاليا.
الآن بعد تعريف الواصفات لنجرب ادخال وثيقة جديدة و تحديد الواصفات لها لنجرب ادخال وثيقة في الأرشيف افتح شاشة الارشيف "الارشيف العام" و قم باضافة اول وثيقة "عقود الشركة العامة" ثم خزنها.
الآن هنالك طريقتين لاضافة وثيقة فرعية إلى الوثيقة السابقة إما بضغط زر "جديد" ثم تحديد "الوثيقة الأب" بالاشارة إلى "عقود الشركة العامة"، أو اكبس زر الفأرة اليميني على "عقود الشركة العامة" ثم اختر "جديد" ثم "نوع" ثم اختر النوع المناسب لك وهو "عقود العقارات" مثلا.
الآن بعد اضافة الوثيقة الفرعية وهي عقد من عقود الشراء "عقد شراء مبنى جانب البلدية" جرب ادخال قيم الواصفات بنفسك، مثل قيمة العقد.
الآن للمزيد من الشرح يمكنك المتابعة بمثال الموظفين
