جدول المحتويات
الأرشفة
برنامج الأرشفة هو أحد الإضافات المهمة في برنامج الحلول المبتكرة، و يهتم بتخزين و توصيف الملفات داخل قاعدة البيانات، و إدارتها ضمن مجلدات، مع تحديد أنواعها و تفاصيلها، ثم الإستعلام عنها.
أيضا في الأرشفة تستطيع تحريك هذه الملفات بين عدة مستخدمين أو أقسام (أو مجموعة مستخدمين) كنوع من التراسل البريدي، و ضمن مخطط مدروس موضوع مسبقاً (مسار) لكي يمكنك تتبعه و مراقبته، و بإمكانك الموافقة أو عدم الموافقة على هذه الحركة.
إذا وجدت ملفاتك مبعثرة على جهازك، ضائعا بحاجة للبحث عنها و توصيفها أو ربما أنت بحاجة إلى توثيق عملياتك المحاسبية أو التجارية التي تأتي ضمن نفس البرنامج، هنا عليك رفع هذه الملفات و تخزينها في قاعدة البيانات بحيث يمكنك إستعادتها وقت ما تشاء و التعديل عليها و إعادة تخزينها.
رفع الملفات للبرنامج يصبح لديك نسخة أُخرى منها في قاعدة البيانات غير التي كانت موجودة على جهازك أي يمكنك حذف الملف على الجهاز و تستطيع إسترجاعه فيما بعد من قاعدة البيانات.
أيضا يمكن سحب الوثيقة من الماسحة الضوئية مباشرة إلى قاعدة البيانات و تحليلها لإستخراج النصوص منها من أجل عملية فهرستها و البحث عنها.
يمكن توصيف الملف و تعبئة الواصفات و الخصائص له و وضعه في مكانه الصحيح بدلاً من تركه مبعثراً في أي مكان، و تحديد النوع و خصائصه ليسهل الرجوع إليه فيما بعد عبر التقارير أو عمليات البحث عن الوثيقة.
مزايا الأرشفة
- رفع الملفات إلى قاعدة البيانات و ليس مجرد عملية ربط
- إضافة حقول توصيف الوثيقة من قبل المستخدم بكافة أنواعها (الواصفات)
- أرشفة الملفات (الوثائق) للحسابات و المواد و الفواتير في باقي أقسام البرنامج
- سهولة الاستخدام بعد توصيف العمل أول مرة
- ربط الوثائق في "مخطط عمل" يتم تداوله بين المستخدمين تحت شروط و موافقات وضمن مسارات محددة مسبقاً
- تخزين تاريخي يمكن إستعادة شكل الوثيقة التي كانت عليه في تاريخ معين قبل التعديل عليها
- متعدد المستخدمين و الصلاحيات
- إستخدام محرك قاعدة بيانات قوي يضاهي المحركات العالمية و مجاني الترخيص
- إمكانية الوصول عبر الشبكة
- سحب الوثائق من الماسحات الضوئية مباشرة
- إستيراد مجموعة وثائق دفعة واحدة من مجلد على القرص الصلب
أيضا في الأرشفة تستطيع تحريك الملفات بين عدة مستخدمين أو أقسام (أو مجموعة مستخدمين) كنوع من التراسل البريدي، و لكن ضمن مخطط مدروس موضوع مسبقاً (مسار) لكي يمكنك تتبعه و مراقبته، بل و بإمكانك الموافقة أو عدم الموافقة على هذه الحركة.
إذا وجدت ملفاتك مبعثرة على جهازك، ضائعا بحاجة للبحث عنها و توصيفها أو ربما أنت بحاجة إلى توثيق عملياتك المحاسبية أو التجارية التي تأتي ضمن نفس البرنامج، هنا عليك رفع هذه الملفات و تخزينها في قاعدة البيانات بحيث يمكنك استعادتها وقت ما تشاء و التعديل عليها.
بعد رفعها أصبح لديك نسخة اخرى في قاعدة البيانات غير التي كانت موجودة على جهازك أي يمكنك حذف الملف على الجهاز و تستطيع استرجاعه فيما بعد من قاعدة البيانات، و لكن من المفضل ترك الملفات الأصلية في مكان آمن كنوع من الحرص على وجود أكثر من نسخة، خاصة على هارد مختلف.
أيضا من ميزات الأرشفة أيضا سحبه للوثيقة من الماسحة الضوئية مباشرة إلى قاعدة البيانات و ربما تحليلها لاستخراج النصوص منها من اجل عملية البحث عنها.
تأتي مهمة المستخدم بعد رفع الملف (أرشفته) بتوصيف الملف أي تعبئة الواصفات له و وضعه في مكانه الصحيح بدلأمن تركه مبعثراً ايضا في أي مكان، و تحديد النوع و خصائصه يسهل الرجوع إليه فيما بعد عبر التقارير أو عمليات البحث عن الوثيقة.
فيما يلي سوف نتعرف على طريقة عمل البرنامج بخطوات بسيطة.
يمكنك ان تبدأ في البداية
أو يمكنك المتابعة في الأمثلة العملية
